www.debiutync.pl - portal o rynku NewConnect

XSystem S.A. dokonuje kolejnych wdrożeń autorskiego oprogramowania do budowy archiwów cyfrowych i zarządzania obiegiem dokumentów - ACCELO. Spółka zrealizowała w ostatnim czasie implementację swojego systemu dla MACIF Życie Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych.

MACIF Życie TUW poszukiwało intuicyjnego w obsłudze systemu do przechowywania oraz zarządzania dokumentacją, który umożliwia również szybkie dotarcie do potrzebnych dokumentów. Specyfika branży ubezpieczeniowej polega na generowaniu bardzo dużej liczby dokumentacji przy pojedynczej umowie. Wymusza to z kolei wdrażanie nowych procesów, których celem jest efektywny przepływ dokumentów, ich odpowiednia i przejrzysta archiwizacja oraz łatwy dostęp do dokumentów historycznych. Ważnym elementem realizowanego przez XSystem S.A. wdrożenia było także zapewnienie zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów.

„MACIF Życie TUW podeszło do projektu digitalizacji swoich zasobów i wyboru odpowiedniego do ich potrzeb oprogramowania bardzo profesjonalnie. Każdy element naszej oferty, zarówno oprogramowania, jak i nasze kompetencje w obszarze digitalizacji dokumentacji, był bardzo szczegółowo analizowany przez osoby nadzorujące projekt ze strony MACIF. Cieszymy się, że mogliśmy z jednej strony zaspokoić oczekiwania wymagającego Klienta, a z drugiej pokazać w trakcie całej współpracy nasze kompetencje.” - wyjaśnia Adrian Weremiuk, Prezes Zarządu Spółki XSystem S.A.

Emitent współpracował już wcześniej z MACIF Życie TUW w zakresie optymalizacji wydruków wewnątrz firmy. XSystem S.A. wraz z Klientem rozpoczęła opracowywanie zakresu projektu, polegającego na digitalizacji dokumentów dotyczących dokumentacji ubezpieczeniowej. W trakcie przeprowadzonej analizy wyznaczeniu podlegały przede wszystkim zasady hierarchizacji dokumentów, sposób zbierania metadanych z dokumentów, zasady dostępu do dokumentów przez pracowników XSystem S.A., sposób uporządkowania dokumentów w trakcie ich skanowania oraz wymogi związane z systemem zarządzającym archiwum i sposobem dostępu do niego przez użytkowników. Po zakończeniu przez Spółkę digitalizacji dokumentów MACIF Życie TUW i analizie potrzeb Klienta w zakresie użytkowania systemu, zdecydował się on na wybór oprogramowania ACCELO, którego intuicyjny interface pozwala na łatwe poruszanie się po dokumentach, a także na ich szybkie wyszukiwanie. Dla Klienta bardzo istotny pozostawał również potencjał rozwojowy systemu w zakresie wzrostu liczby procesów, a taką właśnie możliwość daje właśnie oprogramowanie ACCELO.

Po zrealizowanym wdrożeniu oprogramowania dla MACIF Życie TUW, znaczącej poprawie uległ czas działania procesów, w których uczestniczą dokumenty archiwalne. Pracownicy ubezpieczyciela mogą w bardzo łatwy sposób wyszukać potrzebny dokument w systemie i nie muszą już zamawiać dokumentów z archiwum. Wszyscy użytkownicy systemu widzą tę samą wersję dokumentacji, dzięki czemu powstaje mniej dodatkowych kopii, co pozytywnie wpływa na redukcję zużycia materiałów eksploatacyjnych. Czas dostępu oraz ilość metadanych przypisanych do każdego dokumentu poszerza także możliwości dla MACIF Życie TUW w zakresie przepływu dokumentacji wewnątrz firmy.

„Moim zdaniem, współpraca pomiędzy naszymi firmami zaowocowała przede wszystkim doprowadzeniem do pełnej kontroli nad dokumentacją Klienta, w tym dostępu do dokumentacji zgodnie z polityką bezpieczeństwa MACIF oraz zbudowaniem hierarchii dostępu do dokumentacji, w tym również jej uporządkowania. Spowodowało to wydatne zwiększenie szybkości dostępu do dokumentów przez uprawnionych pracowników. Wymienione elementy są jedynie wynikową wspólnych ustaleń obrazującą w bardzo ogólny sposób efekty naszej współpracy.” - dodaje Prezes Weremiuk.